Rekisteriseloste

Tietosuoja ja rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §, GDPR
Laatimispäivä: 6.9.2022

1. Rekisterinpitäjä

Flooria Oy (2593808-9)
c/o Hub Salo
Tehdaskatu 6
24100 SALO

2. Rekisteriasioista vastaava

Flooria Oy
Jari Niemelä
c/o Hub Salo
Tehdaskatu 6
24100 SALO

3. Rekisterin nimi

Flooria Oy:n asiakasrekisteri
Rekisteri sisältää keskitetysti Flooria Oy:n CRM-järjestelmään keräämät asiakastiedot. Myöhemmin yrityksestä käytetään tässä yhteydessä nimitystä ”Rekisterinpitäjä”.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n edellytysten mukaisesti rekisterinpitäjän asiakassuhteiden hoitamiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän liiketoimintaan liittyvä asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys, johon asiakas on antanut luvan.

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietoja yleisesti asiakkuuden hoitoon ja kehittämiseen, reklamaatioiden käsittelyyn, asiakasviestintään, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen, maksujen valvontaan sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen. Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietoja etämyynti- ja suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain sallimin tavoin.

Lisäksi rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilla voi olla tietyin rajoituksin oikeus käyttää tietoja edellä mainittuihin omaan liiketoimintaansa liittyviin tarkoituksiin, esimerkiksi erilaisten yhteisten palvelujen, konseptien ja liiketoimintamallien sekä markkinoinnin kehittämiseen ja toteuttamiseen. Rekisterin tietoja voidaan hetkellisesti siirtää esim. markkinointiviestinnän lähettämistä varten järjestelmään, jonka tietoturva on varmistettu rekisterinpitäjän ja mahdollisen yhteistyökumppanin toimesta.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot rekisteröidyistä asiakkaista.

Henkilöön, asiakassuhteen hoitamiseen ja asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, muun muassa:

  • Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilö
  • Yksityisasiakkaan nimi
  • Osoitetiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka)
  • Sähköpostiosoite, puhelinnumero, www-sivujen osoite
  • Ostotiedot kuten tuote-, hinta-, tarjous-, toimitus- ja laskutustiedot
  • Markkinointiluvat (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti, sähköposti ja kohdennettu digitaalinen mainonta)
  • Asiakassuhteen viestintähistoria (mm. sähköpostiviestit ja puhelutiedot), reklamaatiot
  • Osallistuminen rekisterinpitäjän järjestämiin arvontoihin

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa myymälöissä ja liiketiloissa, puhelimitse, verkkopalvelussa, asiakastapahtumissa sekä asiakastapaamisissa. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös päivityspalveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta henkilötietolain ja asiallisen yhteyden näin salliessa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen säilytys

Tietoja voidaan luovuttaa käyttöön rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille ja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi. Lisäksi rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietolain puitteissa rekisterin sisältämiä markkinointiluvan sisältäviä tietoja suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

CRM-järjestelmään tallennettuja henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan asiakassuhteen hoitamiseen tai määriteltyjä muita tarkoituksia varten (esim. uutiskirje). Tietoja säilytetään myös kirjanpitoa varten asiakassuhteen päättymisen jälkeen tai tarvittaessa jonkin muun lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi. Tiedot poistetaan henkilön niin pyytäessä, mikäli pyyntö ei ole ristiriidassa kirjanpitolain vaatimusten kanssa.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Uutiskirjeiden lähettämisessä käytämme yhdysvaltalaista MailChimp-sähköpostipalvelua. Henkilötietojen siirto EU-alueelta Yhdysvaltoihin on sallittu sillä perusteella, että MailChimp on liittynyt EU-komission hyväksymään Privacy Shield-järjestelyyn. Lue lisää MailChimpin tietosuojakäytännöistä.

Muutoin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asiakkaan lupaa. 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Asiakkaalla on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu sekä mistä tiedot rekisteriä varten säännönmukaisesti hankitaan, mihin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Flooria Oy / Rekisteriasiat, c/o Hub Salo, Tehdaskatu 6, 24100 SALO.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Flooria Oy / Rekisteriasiat, c/o Hub Salo, Tehdaskatu 6, 24100 SALO.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti, kohdennettu digitaalinen mainonta) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Flooria Oy / Rekisteriasiat, c/o Hub Salo, Tehdaskatu 6, 24100 SALO.